Parte III. Crea estructuras funcionales
Esta tercera parte del libro está enfocada a cómo construir un sistema organizativo que realmente mejore tu productividad.
Muchas personas siguen pensando que la organización y la creatividad son mutuamente excluyentes. Cuando resuelves problemas a un nivel, desbloqueas energía creativa en otros. La organización y la creatividad no son opuestas; al organizarte, creas las condiciones para ser más libre y creativo. La clave es mantener el equilibrio entre las diferentes áreas de tu vida. ¿Quieres libertad? Organízate. ¿Quieres organizarte? Sé creativo. Afirma el autor del libro. En este contexto te invita a que respondas a esta pregunta ¿En qué aspectos de tu vida profesional y personal crees que estás organizado y en cuáles desorganizado?
La clave consiste en que tu sistema sea fácil de usar, que se ajuste a tu vida y que minimice la fricción al realizar tus actividades diarias, de manera que soporte un flujo constante de información y que te permita mantener el control de tus tareas y proyectos de manera eficiente y sin estrés. Si tu sistema es demasiado complicado o incómodo, lo más probable es que lo abandones. La estructura debe ser lo suficientemente flexible para adaptarse a tu vida y lo suficientemente robusta para soportar la cantidad de información que manejas, pero no debe agregar más trabajo innecesario a tus rutinas. El sistema no elimina los problemas ni los desafíos, pero, si está bien planteado, hace que seas consciente de ellos antes de que crezcan y que puedas gestionarlos con más facilidad y buen criterio. Al diseñarlo, ten en cuenta que el sistema es tan bueno como su eslabón más débil.
Allen revela que en su vida adopta dos actitudes claramente distintas: la del visionario y la del operario. Ambas piensan y actúan de forma distinta y las cosas van mucho mejor cuando no confunde sus papeles y responsabilidades respectivas. ¿Cómo hacer que funcione esta sociedad?
- Utilizando una bandeja de entrada: el visionario, en modo creativo, arroja las ideas a la bandeja de entrada y el operario las recoge y pregunta: ¿Cuál es la próxima acción? Y luego hará que ocurra algo. La lista de proyectos y de «algún día/tal vez» contiene los trofeos del visionario, mientras que la de próximas acciones ofrece al operario cosas que atender que le permiten sentirse productivo y exitoso.
- La revisión semanal. Es el momento en el que el visionario y el operario celebran una reunión para mantenerse al día con las tareas de recopilación, procesamiento y organización. En dicha reunión revisa todas las tareas pendientes asegurándote de que todas tengan una próxima acción definida, actualiza tu lista de proyectos para reflejar el progreso o cualquier cambio en tus prioridades y comprueba que no has olvidado capturar ninguna tarea o compromiso importante durante la semana. Mediante este hábito garantizas que ese control relajado se convierta en una forma de vida en vez de una experiencia excepcional. Esta revisión semanal requiere disciplina y reservar entre una y dos horas al final de cada semana.
La efectividad de tu sistema es inversamente proporcional a la atención que le dedicas. Si tienes que estar continuamente pendiente de él, restas energía y tiempo para estar trabajando, haciendo, creando, pensando, y resolviendo cosas. Una señal de que el sistema está bien diseñado es que apenas te des cuenta de que lo tienes. Nueve de cada diez veces en las que un sistema no funciona es porque requiere demasiado trabajo. Crea, entonces, un sistema de gestión del flujo de trabajo que te resulte cómodo y automático.
En este capítulo también hace referencia a otros aspectos, de los cuales comparto con vosotros los que me han parecido más relevantes o más me han llamado la atención.
- Al trabajo le ocurre lo mismo que a un juego, que es divertido cuando tienes claro cuál es el objetivo. Peter Drucker, el famoso filósofo del management, dijo que la tarea más importante del trabajo consiste en «definir tu trabajo». Los principales obstáculos para ello son: pensar en lo que estás haciendo y hacer algo acerca de lo que estás pensando. Normalmente estamos ocupados en toda clase de actividades sin definir claramente sus objetivos operativos, tendemos a pensar y hablar acerca de muchas ideas y posibilidades sin llegar a traducirlas nunca en resultados físicos. Con la adecuada definición y gestión de una lista completa y real de proyectos puedes dar respuesta a estos desafíos.
- A menudo lo que más deberías hacer es lo que más quieres evitar, la última cosa en el mundo que te apetece hacer es exactamente la que más contribuiría a mejorar tu situación. (Esto me recuerda la frase de mi abuela: «primero la obligación y después la devoción». No, no era coach, es que acudía con frecuencia al refranero popular como fuente de sabiduría). «Luego lo hago» es uno de nuestros argumentos favoritos para posponer la tarea sin ningún tipo de vergüenza. Como nos recuerda Allen, el mundo no va a cambiar, tienes que ser tú quien actúe si quieres conseguir algo.
- Valora tus Ideas: son valiosas y merecen ser capturadas sin censura. Al fomentar la creatividad y la reflexión, incrementas la probabilidad de encontrar soluciones innovadoras. Como dijo Linus Pauling, ingeniero químico que recibió el Premio Nobel de Química en 1954, «La mejor forma de tener una buena idea es tener muchas ideas».
Parte IV. Relájate y ponte en marcha
En esta última parte del libro, Allen expone las últimas doce claves para que mejores tu productividad.
- En ocasiones resulta lo más práctico seguir el consejo «¡No lo pienses y hazlo!». El problema es que muchas veces no es evidente qué es lo que debes hacer. Por eso, Allen recomienda:
- Mantener un control relajado en medio de una avalancha de trabajo.
- Decidir las acciones requeridas cuando se plantean las cuestiones y no cuando entran en crisis.
- Reagruparse, redefinir las prioridades y recuperar el equilibrio rápidamente cuando surge nueva información o cambian las circunstancias.
- Estar solo, pero en cooperación con todos los demás.
- Renegociar los acuerdos implícitos y explícitos con uno mismo y los demás.
- Expresar y considerar todas las ideas y evaluarlas objetivamente.
- Reenfocar rápidamente los resultados deseados y próximas acciones cuando surgen obstáculos.
- También nos advierte ante el exceso de control y rigidez. La microgestión (perderse en los detalles de la vida y el trabajo) puede ser una trampa seductora en la búsqueda de la productividad. Procura no obsesionarte con la organización y dedicar una cantidad exagerada de tiempo y energía a experimentar con detalles organizativos que no parece que merezcan el esfuerzo. En tu revisión semanal, no dejes que la fascinación por la forma (la organización) te haga perder de vista su función (el resultado).
- ¿Cómo puedes saber realmente qué debes hacer a continuación? Ata todos los cabos sueltos, mantén el enfoque en los resultados y energías más positivas y salta. Ten en cuenta estas cuestiones: ¿hago aquello que había definido previamente que debía hacer o atiendo tareas que no había previsto a medida que van surgiendo? ¿Actualizo mi inventario de cosas por hacer para adaptar a él mis acciones? ¿Establezco las prioridades correctamente?
- «Es fácil esquivar las responsabilidades, pero no podemos esquivar las consecuencias de esquivar las responsabilidades». Esta máxima la empleo a menudo con mis clientes cuando abordamos el tema de la responsabilidad y tomar las riendas de nuestra vida. No deja de sorprenderme la cantidad de veces que se produce un «despertar» después de escucharla y procesarla.
- Tu poder es proporcional a tu capacidad de relajación. Estar relajado te permite maximizar el control y la concentración. Descubre qué es lo que te produce estrés y resuélvelo si quieres ser realmente efectivo, puesto que cuanto más libre eres en tu mente, más capaz eres de producir y experimentar creativamente. El quedarte atrapado dándole vueltas y más vueltas a algún tema pendiente es básicamente improductivo, te aleja de tus metas y te provoca un estrés innecesario. Tu cerebro trata frenéticamente de cumplir con las obligaciones que le han sido impuestas por tus compromisos internos y por tus acuerdos con otros y contigo mismo. Pero esa parte de tu mente no tiene noción del pasado o del futuro, de modo que opera como si todo tuviera que hacerse ahora mismo, a la vez. Como ya hemos comentado anteriormente, la solución pasa por adoptar un sistema integral con el cual puedas decidir resultados, próximas acciones y disponer de recordatorios.
- Negarte a aceptar los cambios constantes que se producen en la realidad te genera frustración y resistencias. Las quejas ante las interferencias crean un estancamiento de energía improductiva. Elimina el obstáculo o bien acéptalo e intégralo como parte de tu trabajo y sigue adelante.
- La mejor manera de ganar velocidad es frenar. Para, relájate y revalúa la situación constantemente. Si vas siempre con prisas, tu visión puede volverse miope y tu energía puede agotarse prematuramente.
- Las acciones realizables a corto plazo en relación con metas a largo plazo son un factor crucial de motivación y las próximas acciones reales que podemos hacer en las próximas horas o días despiertan la inspiración.
- Las pequeñas cosas, hechas de forma consistente, tienen un gran impacto. Las pequeñas acciones que realizas habitualmente son la clave de los resultados globales que obtienes. Se trata simplemente de potenciar los comportamientos proactivos en lugar de los reactivos y hacerte cargo de los aspectos mundanos de la vida y del trabajo a medida que se presentan.
- Para saber hacer algo tienes que hacer algo. El verdadero conocimiento requiere una actividad intencionada. Si esperas a saber algo antes de hacer algo, es probable que no ocurra nada. Cuesta mucho más esfuerzo ponerse en movimiento que cambiar de dirección. Si estás positivamente embarcado en algo, te será más fácil responder a los cambios y resolver cualquier otro asunto. Como dijo el filósofo griego Sófocles, «el conocimiento procede de la acción; la única forma seria de comprobar algo es probarlo».
- Los mayores éxitos surgen del mayor número de fracasos. No siempre realizarás la mejor elección, pero cada vez que no lo hagas no te flageles. Esa sí que es una elección empobrecedora. Demasiadas veces te engañas a ti mismo con tu manera de enfocar lo que significa ganar o perder. Piensa que cada vez que lo intentes obtendrás mejores resultados. Busca el éxito, no la perfección. Nunca renuncies a tu derecho a equivocarte, porque entonces perderás tu capacidad de aprender cosas nuevas. Recuerda que el miedo siempre acecha detrás del perfeccionismo.
Llegados a este punto, recuerda que eso solo es un resumen de lo que te cuenta David Allen en su libro. Espero que te haya resultado útil y te recomiendo que lo leas entero para que te resulte más útil aún. Y no solo este libro, sino otras de sus obras y apliques lo que te enseña. Cambiará tu vida. Una de las razones, quizá la principal de estos posts ha sido abrirte el apetito y despertar tu interés en la gestión del tiempo. De eso, de la gestión de tiempo nos ocuparemos en las próximas semanas. Nos vemos en breve.