«El tiempo tiene una forma maravillosa de mostrarnos lo que realmente importa».
Margaret Peters
Como os anticipé en el post anterior, en el que compartí los conceptos principales del libro Sé más eficaz, de David Allen, vamos a dedicar las próximas semanas a un asunto con el que probablemente te sientes muy identificado: no tengo tiempo.
Cuántas veces te habrás dicho «me paso la vida corriendo de un lado para otro y no me cunde», «no me da la vida», «no me da tiempo a sacar todo el trabajo adelante». Vamos corriendo de un lado a otro apagando incendios, saltando de una tarea a otra casi sin pensar ni concentrarnos en lo que estamos haciendo, atrapados por requerimientos de otras personas, acontecimientos cotidianos y situaciones imprevistas o sobrevenidas que nos imponen un ritmo de vida frenético del cual nos parece imposible escapar. Como decía Quino, el famoso humorista gráfico argentino creador de Mafalda: lo urgente no deja tiempo para lo importante.
En un estudio que leí hace tiempo se preguntaba acerca de cuáles eran nuestros desafíos personales. En primer lugar, aparecía el dinero y las finanzas y, en segundo lugar, no tener tiempo suficiente. ¡Y aparecía por encima de otros tan importantes como la salud y las relaciones con pareja, hijos y amigos! En el ámbito laboral, las respuestas relacionadas con el tiempo ocuparon los dos primeros lugares en el ranking: exceso de trabajo y fechas límites en primera posición, y falta de tiempo y recursos en segunda posición. Como ves, la percepción de que no damos abasto es algo universal.
Prioriza
Como dice el canadiense Robin S. Sharma, experto reconocido en liderazgo y desarrollo personal, «hay que moverse por prioridades, ese es el secreto del dominio del tiempo». ¿Qué es realmente valioso para ti? ¿Qué da sentido a tu vida? Establece tus prioridades y organízate apoyándote en esos cimientos.
Tiempo para hacer cosas, tienes. Si no las haces es porque en ese momento no son algo prioritario para ti. En realidad, no gestionas el tiempo, lo que gestionas son tus prioridades para optimizar el tiempo del que dispones. Si no llamas a un amigo es porque estimas que el tiempo de la llamada lo tienes que dedicar a algo más importante. Si necesitaras acuciantemente los mil euros que le dejaste, seguramente encontrarías los minutos necesarios para ponerte en contacto con él y solicitarle su devolución. Recuperar ese dinero es algo prioritario para ti, por lo que antepones esa llamada a otras actividades.
¿Cómo priorizar?: la Matriz de la administración del tiempo
Stephen R. Covey, en sus libros Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva y Primero lo primero, nos aconseja utilizar la Matriz de la administración del tiempo para organizarnos y ejecutar tareas clasificando lo que queremos hacer en dos categorías: urgente e importante.
Que algo sea urgente significa que requiere tu atención y acción inmediata. Una pista para saber si algo es urgente consiste en preguntarte ¿Qué pasa si no lo hago? Si la respuesta es «nada», entonces es que no es urgente.
La importancia tiene que ver con los resultados, con lo que aporta a tus objetivos prioritarios, con la magnitud que atribuyes a las consecuencias, sean estás positivas o negativas, de no realizar la acción; cuanto más trascendentes sean esas consecuencias para ti, más importante es esa decisión o tarea; y, si no tiene consecuencias, no es importante.
Combinando ambas variables en una matriz obtenemos los siguientes resultados:
Cuadrante I
En el cuadrante I se sitúa lo que es urgente e importante. ¿Qué actividades se incluyen en este cuadrante? Por citar algunas: las relacionadas con la gestión de una crisis; problemas apremiantes, como la llamada del colegio de tu hijo para que vayas a recogerle porque se ha fracturado un brazo y hay que llevarle al hospital; fechas de fin de proyecto, el día en el que tienes que entregar un informe a tu jefe o una entrega a un cliente, o el día límite que te fijaste para cumplir un objetivo, como tener preparada la mudanza porque ese día en concreto tienes que dejar libre el piso para que lo ocupen los nuevos inquilinos; situaciones que requieren tu atención inmediata por su importancia, como enviar tu CV como respuesta a un anuncio de oferta de trabajo que te interesa especialmente o llamar al fontanero porque la rotura de una tubería ha inundado tu cocina.
Si la situación que requiere una respuesta se sitúa en este cuadrante ponte manos a la obra y hazlo ya, no te hagas el remolón. Ante dos tareas urgentes empieza por la que antes tenga la fecha límite y si las dos tienen la misma, comienza por la que te lleve menos tiempo llevarla a cabo. Si tienes la posibilidad de retrasar la fecha límite de una de ellas, rebajas su grado de urgencia y puedes dedicarte a la que no puedes postergar.
Ten muy presente que, en ocasiones, valoramos erróneamente la importancia de algo, sobre todo, por devaluar su costo.En ese sentido, descarta aquello que no es útil por no ser rentable en términos de coste-beneficio. Piensa en el coste de oportunidad de hacer una cosa en vez de otra: si dedicas tiempo a hacer algo poco útil o que implique un elevado consumo de recursos en relación a los resultados que te proporciona, se lo estás quitando a lo que más te puede beneficiar. Si haces lo que no tienes que hacer, no haces lo que tienes que hacer.
Cuadrante II
El cuadrante II recoge aquello que es importante y no urgente. Por ejemplo, construir relaciones personales y profesionales, actividades relacionadas con el proceso de formación de un nuevo hábito, la planificación de una estrategia, la prevención de situaciones que puedan tener un impacto importante en tu vida y actividades de ocio y recreación. La sugerencia para este tipo de actividades, que aún no han entrado en crisis y son necesarias, es que muestres hacia ellas una actitud proactiva y planifiques su ejecución en tu agenda.
En ocasiones nos pasa que subestimamos el tiempo de ejecución de una tarea y de repente, algo que era importante pasa a ser, además, urgente; es decir, se muda al primer cuadrante. Si tienes que priorizar la realización de actividades importantes, lo es más aquella cuyas consecuencias son más relevantes, la que tenga un mayor impacto si no la haces. En otras palabras, tendrás que valorar su importancia y realizar primero aquella que sea más importante, aunque sin olvidar los factores de urgencia a tener en cuenta, podría pasar que de no realizarse en un plazo menor ―más urgente― se vuelva imposible de realizar.
Si te centras en este cuadrante, en tu vida ganarás visión y perspectiva, disciplina, equilibrio y control. Ya no irás saltando de crisis en crisis, aunque para ello tampoco debes desdeñar el tiempo en que deben ser realizadas, en especial para que no se conviertan en actividades del primer cuadrante.
Cuadrante III
El cuadrante III muestra lo que es urgente y no importante. Entre otras actividades con estas características, podemos mencionar las interrupciones como llamadas telefónicas y emails, y otras cuestiones no relevantes que requieren tu atención inmediata como arreglar una gotera en casa, o la asistencia a un evento social que se celebra un día determinado.
Cuando centras tu actividad en este cuadrante, el peligro consiste en que te concentras en aquello cuya urgencia requiere una rápida actuación, independientemente de si la tarea es importante o no. Te instalas en un corto plazo perpetuo que no te permite identificar aquello que es importante, en qué es lo que merece la pena y lo que no, por lo que terminas con un sentimiento de impotencia y de que no tienes el control de lo que sucede.
Cuadrante IV
En el cuadrante IV encontramos lo que ni es urgente ni es importante: trivialidades, ajetreo inútil, actividades relacionadas con la procrastinación. En general, todo aquello con lo que perdemos el tiempo y no nos aporta nada. Huye de ellas como de la peste. ¿Ejemplos?: Facebook, Instagram, TikToK, WhatsApp y demás redes sociales, juegos en el móvil y la tablet, saltar de una pestaña a otra navegando sin rumbo por internet, ver sin medida capítulo tras capítulo series en Netflix, HBO y demás plataformas, horas y horas enganchado a la Play Station.
En ocasiones caemos en la trampa de «estar ocupado»: mientras haga algo que me parezca eficiente, no tengo que enfrentarme a la angustia de no estar haciendo todo lo que probablemente debería estar haciendo. Lo habitual es que elijamos como actividad alguna del cuadrante IV.
Gran parte del trabajo a realizar en las sesiones de coaching que forman parte del Programa de gestión del tiempo que imparto en empresas y con algunos clientes de coaching personal consiste en que cada participante diseñe su propio sistema de administración efectiva del tiempo. No existe una fórmula mágica, ni existe el café para todos. Cada uno funcionamos de manera diferente; hay quien se agobia al sentirse maniatado por una planificación, que la ven como algo inflexible, y utilizan un listado de tareas a las que asignan prioridades, otros se organizan escribiendo en post-it las tareas y las van cambiando de cuadrante. Más adelante veremos diferentes propuestas para que configures tu propio sistema de administración del tiempo. La única opción no válida es «lo tengo todo en mi cabeza, no me hace falta ningún sistema». Si necesitas ayuda para diseñar tu sistema, llámame y te echo una mano.
Este ejercicio te resultará muy útil para comenzar: durante una semana, lleva un registro de lo que has hecho cada día y el tiempo dedicado a ello. El último día traslada cada una de las actividades que llevaste a cabo a cada cuadrante de la matriz del tiempo y anota también el tiempo que empleaste en ellas.
- ¿Cuántas actividades hay en cada cuadrante?
- ¿Cuánto tiempo has pasado en cada cuadrante?
- Vuelve a leer lo que has incluido en cada cuadrante. ¿Realmente es urgente lo que considerabas urgente? ¿Todo lo que crees que es importante lo es? Ten esto en cuenta en el momento de planificar tu actividad semanal.
- ¿Te encuentras satisfecho con el empleo que haces del tiempo? ¿Qué cambiarías?
- ¿Qué actividades de los cuadrantes I, III y IV podrías dejar de hacer para proporcionar ese tiempo al cuadrante II?
- ¿Qué actividades que podrían aportar valor a tu vida y hasta ahora no has llevado a cabo o no les dedicas el tiempo suficiente podrías introducir en el cuadrante II?
- ¿Cuáles de tus responsabilidades y tareas puedes delegar?
- ¿Cuáles de tus actividades son obligaciones autoimpuestas que podrías dejar de hacerlas?
- ¿A qué puedes decir «no»?
- ¿Qué actividades puedes dejar de hacer o dedicarles menos tiempo de las incluidas en el cuadrante IV, aquellas que no te aportan valor alguno?
En las sesiones de coaching personal. Suelo encontrarme con personas que más allá de su jornada laboral tienen, o se han adjudicado ellas mismas, obligaciones familiares y sociales, compromisos personales, que sobrepasan la capacidad de sus agendas lo que supone un estado constante de estrés y cansancio acumulado al estar constantemente apagando fuegos. Frecuentemente la solución consiste en saber decir no a lo que no puedes o no quieres hacer, delegar y compartir tareas, sobre todo en el ámbito doméstico, y planificar de manera realista la actividad semanal. Esto último sirve como toma de conciencia para darte cuenta de lo que realmente es urgente e importante en lo que tienes pensado hacer en el curso de la semana. No sobrecargues tu agenda a costa de quitarte horas de descanso, a la larga lo pagarás. No somos superhéroes, llegamos a lo que llegamos, cada uno a nuestro ritmo.
La semana que viene nos centraremos en algunas técnicas propuestas por diferentes expertos en administración del tiempo para que incorpores las ideas que te resulten útiles en la definición de tu propio sistema.