«Nunca hay tiempo suficiente para hacer todo, pero siempre hay tiempo suficiente para hacer las cosas más importantes».
Brian Tracy
En la literatura de gestión del tiempo, numerosos autores han desarrollado estrategias para ayudarte a administrar el tuyo. A continuación, comparto contigo las que en mi experiencia como coach en empresas y coach personal he identificado como más exitosas. Por supuesto, hay muchas más que no he incluido en esta lista. Investiga por tu cuenta si lo que encuentras aquí no te satisface. Es un tema que actualmente está muy de moda y fácilmente puedes encontrar otros métodos que se adecúen a ti. Utiliza la estrategia que más se adapte a tu personalidad o prueba con una combinación de ellas. Aplica el método de prueba y error. Puedes comenzar por laque consideres más adecuada y posteriormente vas añadiendo o eliminando elementos que se ajusten a tus necesidades.
David Allen. Organízate con eficacia
El objetivo consiste en que recopiles todas las cosas que quieres hacer y las coloques en un sistema lógico y fiable que no tengas que llevar en la cabeza (recordar) de modo que tengas siempre un plan para tus «acciones siguientes». Este método es conocido como GTD (Getting Things Done).
Para que seas capaz de gestionar tus compromisos establece estos requisitos básicos:
- Cualquier cosa que consideres inacabada ha de quedar en un sistema que sea exterior a tu mente.
- Aclara exactamente cuál es tu compromiso y decide qué has de hacer (Acciones).
- Mantén los recordatorios de las acciones bien organizados en un sistema que revises con regularidad.
- El proceso de trabajo lo organiza siguiendo la siguiente secuencia:
En resumen, clasificEn resumen, clasifica las tareas en tres categorías:a las tareas en tres categorías:
Brian Tracy. Tráguese ese sapo
Se atribuye a Mark Twain una cita que en esencia afirma que, si lo primero que haces al levantarte es comerte un sapo, podrás pasar el resto del día sabiendo que, probablemente, lo peor ha pasado.
La técnica es sencilla y consiste en realizar primero la tarea más importantedel día. El sapo es tu tarea más importante, la que puede tener un mayor impacto en tu día.
Para ello, Brian determina dos reglas:
1. Si tienes dos sapos, primero debes comerte el más feo. Si tienes varias tareas para hacer, comienza por la que sea más grande, difícil e importante.
2. Si tienes que comerte un sapo, quedarte sentado mirándolo no sirve de mucho.
Este hábito de iniciar y terminar las tareas importantes tiene una recompensa inmediata y continua. Cuando acabas una tarea, tu cuerpo libera endorfinas, que te hacen ser más positivo, afable, creativo y seguro de ti mismo. Para desarrollar este hábito necesitas tres cualidades: determinación, disciplina y decisión.
Francesco Cirillo. Técnica «Pomodoro»
Esta técnica de productividad permite controlar el foco de la atención y trabajar en sesiones cortas de alta intensidad con descansos periódicos. Es muy útil para eliminar distracciones y ayudarte a focalizarte en una sola cosa ¿Cómo se aplica?
1. Haz un inventario de acciones. Cada una de esas acciones va unida a un número determinado y previsto de Pomodoros (pon el número junto a la acción o tarea). Un Pomodoro es un segmento de atención de x minutos que dedicas a una sola actividad. El tiempo puedes adaptarlo a tus características y el tipo de trabajo. Yo suelo utilizar ciclos de cuarenta y cinco minutos de trabajo, cinco de descanso y una pausa de treinta minutos cada cuatro Pomodoros.
2. Elige una actividad y ejecútala. Al inicio de la sesión haz una lista con las tareas del día. A continuación, decide con qué tarea vas a comenzar.
Al empezar pon en marcha un contador de tiempo atrás con el tiempo que hayas prefijado para que te indique el momento en que la sesión ha acabado y con ella el Pomodoro.
Durante ese tiempo céntrate exclusivamente en la acción programada (modo flujo o trabajo intenso). Olvídate de abrir el correo electrónico, atender llamadas, ir al cuarto de baño, o cualquier otra distracción.
Si durante el tiempo de trabajo surge alguna otra acción que realizar, toma nota de ella en la lista de tareas diarias, pero no interrumpas la que estás ejecutando en ese momento.
3. Descanso. Cuando suena la señal acústica tómate un descanso de cinco minutos (o lo que hayas decidido en su lugar). Lo esencial es que te relajes y no sigas pensando o trabajando mentalmente en lo que estabas haciendo.
4. Vuelta. Tras el breve descanso decide qué vas a hacer en el siguiente Pomodoro: reevalúa tus prioridades y decide si vas a continuar con la tarea previa o comenzar una nueva.
Repite el ciclo al menos cuatro veces. Pasadas dos horas (cuatro Pomodoros) se recomienda hacer un descanso más grande, de entre diez y veinte minutos, antes de volver a iniciar el ciclo de los Pomodoros.
5. Revisión. Al final del día observa las tareas realizadas, los Pomodoros que has necesitado para llevarlas a cabo. Aprovecha esa información para estimar con más precisión la duración de futuras actividades similares.
Si consideras que una actividad te va a llevar más de ocho Pomodoros, divídela en varias acciones de menos de esa duración.
Si tienes varias tareas relacionadas que no te ocupan el tiempo de un Pomodoro, encadénalas en uno.
Si finalizada una tarea te queda tiempo libre, sigue trabajando en ella, revisándola y mejorándola hasta que agotes esos pocos minutos libres.
Es fundamental que los Pomodoros sean segmentos de atención completa y continua, puesto que el Pomodoro es una unidad indivisible de trabajo.
Stephen R. Covey. Organizador del cuadrante II
Aunque ya vimos anteriormente sus aspectos más importantes, vamos a centrarnos en lo relativo al cuadrante II, el que te permite organizar tu vida con efectividad partiendo de tu misión personal y concentrándote en lo que es importante.
¿Cuáles son las actividades clave de esta herramienta?
1. Identificación de roles. Pon por escrito los roles a los que vas a dedicar tiempo esta semana. Ejemplos de roles pueden ser: padre/madre, voluntario en la ONG xxx, el puesto de trabajo que desempeñas (puedes desglosarlo a su vez en las funciones que llevas a cabo en tu trabajo, como comercial, administrativo, seguimiento de tareas, elaboración de informes…), amigo, entrenador del equipo de fútbol del colegio de tu hijo, desarrollo personal; por citar algunos.
2. Selección de las metas. Piensa dos o tres resultados importantes que quieres lograr en cada rol durante los siete días siguientes y regístralos como metas.
3. Programación temporal. Planifica el tiempo para alcanzar las metas. Traslada cada meta a un día específico de la semana con una asignación horaria concreta.
4. Adaptación diaria. La planificación diaria se convierte en una función de dar prioridad a actividades y de responder a circunstancias imprevistas.
En el próximo post dedicado a la administración del tiempo nos detendremos en tres aspectos fundamentales: planificar, aprender a decir «no», y delegar.