En esta época en la que la gestión del tiempo resulta fundamental en nuestro día a día, debido a la presión que ejercen los cada vez más exigentes entornos laboral, familiar y social para llevar a cabo las innumerables tareas que nos asignan, y las que nos imponemos a nosotros mismos para «estar a la altura», este libro nos ofrece una metodología efectiva para alcanzar mayores niveles de eficiencia en el trabajo y en la vida cotidiana.
David Allen, autor de referencia en productividad personal, condensa en Sé más eficaz muchas de las ideas clave de su famoso método Getting Things Done (GTD). En ambos libros aborda las barreras que te impiden ser efectivo, y ofrece un marco práctico con herramientas para gestionar tus tareas, compromisos y objetivos.
¿Cuál es su propuesta?
Parte I: Vacía tu mente para ser más creativo
Comienza con un primer paso con una implicación muy profunda, que consiste en que vacíes tu mente para ser más creativo.
¿Por qué esto de vaciar la mente? ¿Y vaciarla de qué? De acuerdo con Allen, la mente no está diseñada para almacenar información, sino para procesarla. Al llevar una lista mental de todas tus tareas pendientes, compromisos y responsabilidades estás infrautilizando tus recursos mentales, sobrecargas tu mente y agotas tu capacidad de enfoque y reflexión profunda. Este fenómeno, conocido como «sobreocupación cognitiva», bloquea tu pensamiento creativo y te impide avanzar de manera efectiva en el logro de tus metas. ¿El resultado? Estrés, procrastinación y sensación de no avanzar. El estrés procede del incumplimiento de acuerdos a los que has llegado contigo mismo. La única forma de aliviarlo es seguir una de estas tres opciones: cancelar los acuerdos, cumplirlos o renegociarlos. No puedes renegociar los que has olvidado, por lo que tienes que mantenerlos conscientes. Cerrar temas pendientes libera energía; los compromisos incumplidos, no importa lo poco importante que te parezcan o lo poco consciente que seas de ellos, consumen un combustible psíquico que luego no está disponible para otros usos. Cuando resuelves esos asuntos, o reconoces que ya están bien como están, reaparece una energía previamente inaccesible.
¿La solución? Despeja tu mente de esos recordatorios constantes para ser más efectivo y creativo, saca de tu cabeza todo aquello que te preocupa o que debes hacer y ponlo en un sistema fiable y organizado. De esta manera liberas espacio mental para enfocarte en lo que es realmente importante en cada momento, se reduce tu nivel de estrés al dejar de estar preocupado por olvidar algo, ya que lo tienes todo registrado, y mejora tu toma de decisiones puesto que ya puedes ver claramente qué acciones son prioritarias. Tu energía productiva mejorará exponencialmente como resultado de quitar las telarañas, resolver viejos asuntos y poner en orden tus cosas. Pregúntate qué temas pendientes de resolver tienes en la cabeza. Semanalmente pon orden en tu vida: cierra temas pendientes y renegocia tus acuerdos contigo mismo y con los demás.
El proceso para hacerlo consta de tres fases:
- Identifica y captura absolutamente todo lo que ocupa espacio en tu cerebro y necesita ser gestionado. Escribe cada una de las tareas, compromisos, ideas y proyectos pendientes que tienes en mente, tanto grandes como pequeños. Esto puede incluir desde el envío de correos electrónicos pendientes, la compra del regalo de cumpleaños para tu pareja, la redacción del informe para tu jefe, llevar a los peques al cine, recoger el coche del taller, la planificación de las vacaciones… Pregúntate si hay algo pendiente que debería hacer y que estás evitando.
- Procesa y define qué significa cada elemento de la lista. Para ello, pregúntate qué es exactamente lo que tienes que hacer con cada tarea. ¿Necesita una acción específica o simplemente es algo que debes recordar para el futuro? Cuanto más específicas sean las acciones, más fácil será tomar decisiones y avanzar. Evita la ambigüedad detallando los pasos concretos que debes seguir para completar la tarea.
- Organiza la información en un sistema confiable de manera lógica y accesible. Puedes hacerlo con una lista de tareas, una app de productividad o cualquier otro método que funcione para ti. Lo importante es que sea un sistema que puedas revisar regularmente y en el que confíes completamente. Es aconsejable que incluyas las tareas en categorías como «próximas acciones», «proyectos en curso», «esperando por» (para tareas que dependen de otras personas) y «algún día/tal vez» (para ideas que podrías querer explorar en el futuro). Tener tus compromisos organizados de esta manera te dará una visión clara de lo que realmente necesitas hacer y cuándo, lo que facilita la toma de decisiones y reduce el estrés.
Allen sugiere que, para empezar a ser más productivo y creativo, te hagas las siguientes preguntas: ¿Qué cosas están ocupando innecesariamente espacio en tu mente? ¿Tienes un sistema fiable en el que confíes para registrar todas tus tareas y compromisos? ¿Cómo te sentirías si pudieras liberar tu mente de esas distracciones y enfocarte completamente en tus prioridades?
Parte II: Enfoca tu atención de forma productiva
El siguiente paso, al que dedica la segunda parte del libro, titulada Enfoca tu atención de forma productiva, aborda este reto de cómo gestionar tu enfoque de manera efectiva para maximizar tu productividad.
El enfoque orientado es algo fundamental. Si no sabes por qué haces algo, tu actividad carece de sentido, claridad y dirección. Cuando tienes claro cuál es tu propósito, cuál es tu para qué, cuentas con un criterio para tomar decisiones y precisar en qué consistirá el éxito en tus tareas, además de la motivación necesaria para superar creativamente los obstáculos que vayan surgiendo en tu camino.
Tener meramente un pensamiento es una cosa. Alimentarlo conscientemente es otra. La atención y la intención te ponen un enorme poder en las manos. Para conseguir las cosas que realmente quieres conseguir, es preciso que te concentres en ellas, que prestes toda tu atención a lo que tienes delante en todos y cada uno de los momentos. Conseguirlo resulta relativamente fácil cuando estás totalmente implicado en algo que consideras tu prioridad máxima e incuestionable. Una razón de que todavía no las tengas es que te has centrado más en cosas distintas de las que quieres. Trata de especificar lo máximo posible la imagen que tienes de lo que consiste el éxito en esta tarea, ten claro cuál es la meta o el resultado que quieres alcanzar, decide cuál es la acción que te va a hacer avanzar en esa dirección y realízala.
Según Allen, el enfoque es un recurso limitado. No puedes prestar atención de manera efectiva a todas las tareas que tienes que llevar a cabo al mismo tiempo. Por eso, ser más productivo consiste en aprender a dirigir tu atención de forma consciente y deliberada hacia lo que realmente requiere tu energía mental. La dispersión de tu atención por un inadecuado enfoque, conduce a la procrastinación, a la baja productividad y a la sensación de estar siempre ocupado sin lograr avances significativos. Mantén actualizado tu inventario de trabajo actual para saber qué es lo que no puedes hacer. Evita asumir una cantidad infinita de cosas nuevas por hacer. Examinar tus compromisos te obliga a discriminar y decir que no al ser más consciente de tus capacidades. Pregúntate ¿de qué me gustaría liberarme?
Organiza tus tareas de manera que te permita elegir en qué enfocarte en cada momento. Si no tienes claro qué tareas requieren tu atención inmediata, cuáles puedes delegar o aplazar y cuáles de los proyectos son a largo plazo, es muy fácil caer en la trampa de realizar tareas urgentes pero poco importantes, en lugar de avanzar en lo que realmente tiene un impacto a largo plazo. Aquí entra en juego su famoso sistema GTD (Getting Things Done) y sus cinco pasos:
- Capturar todo lo que necesita tu atención organizando correctamente lo que recoges.
- Aclarar cuál es la acción específica que debes tomar en cada caso.
- Organizar las tareas clasificándolas por categorías y niveles de prioridad para que puedas concentrarte en aquellas de mayor impacto.
- Reflexionar revisando semanalmente las listas y tareas pendientes para asegurarte de están actualizadas y que tu atención está alineada con tus prioridades.
- Hacer. El momento de actuar llega cuando has definido claramente qué es lo que más necesita tu atención en el momento adecuado. Cualquier cosa que hayas dejado entrar en tu intorno o entorno que no deba permanecer allí en su estado actual requiere algún tipo de acción por tu parte. Determina cuál es la siguiente acción requerida para activar el proceso hacia la resolución. Frecuentemente evitamos esta reflexión hasta que la presión se vuelve irresistible. Se trata de despachar los asuntos, que se nos presentan de la manera más consciente posible: ¿qué estoy haciendo ahora? ¿Es este el mejor modo de hacerlo? Ten cuidado de no caer en la trampa de estar ocupado: mientras haces algo que parece una ocupación efectiva, no tienes que enfrentarme a la angustia de todas las demás cosas que probablemente deberías estar haciendo.
Allen sugiere que organices tus tareas pendientes en niveles y categorías de acuerdo a una clasificación basada en «horizontes de enfoque», lo que te ayuda a evitar la sensación de agobio, te permite tomar decisiones más rápidas y efectivas sobre qué hacer en cada momento, ver con claridad qué requiere tu atención inmediata y qué puedes posponer o delegar, y no caer en la trampa de la urgencia, donde lo más urgente siempre parece lo más importante. Cuando en realidad, las tareas más importantes suelen ser las que no tienen un plazo inmediato. Como recalca en el libro, «o necesitas un cambio de neumáticos o no lo necesitas. Si es necesario, no hay categoría ABC para los neumáticos ni encajan en una matriz de cuadrantes. O bien es un proyecto que debe realizarse tan pronto como sea posible o no lo es. Punto.» Asegúrate de que tus acciones diarias y tus proyectos estén alineados con tu propósito personal, tus valores y lo que realmente te importa en la vida.
Allen propone esta clasificación:
- Acciones inmediatas: son las tareas concretas que puedes hacer en el momento presente. Esto incluye llamadas, correos, pequeñas acciones que requieren poco tiempo y que están claramente definidas.
- Proyectos: un proyecto es cualquier cosa que requiere más de una acción para completarse. Tener una lista de proyectos te permitirá organizar los pasos necesarios para completarlos sin perder de vista el panorama general.
- Objetivos a corto plazo (3 meses a 1 año): estos son objetivos que no puedes resolver en un día o una semana, pero que deben estar en tu radar. Organizar tus acciones diarias para alinearlas con estos objetivos asegura que estás avanzando hacia algo significativo.
- Visión a medio plazo (1 a 2 años): este nivel abarca los objetivos más amplios que te permiten dirigir tu atención hacia la construcción de una carrera o un proyecto personal más ambicioso. Debes reflexionar regularmente sobre si las acciones que realizas hoy te acercan a estos objetivos.
¿Qué te han parecido estos dos capítulos? ¿Te ves capaz de poner en marcha lo que nos aconseja David Allen? Mi experiencia al incorporar estas prácticas en mi vida es que son realmente útiles, aunque me llevó bastante tiempo dominarlas. Durante el primer año mi práctica fue irregular, me costaba dedicar parte de la tarde del domingo a mantener el sistema actualizado. Probé cambiando el día de «mantenimiento» al viernes para planificar las tareas de la siguiente semana y resultó. Aun así, tardé un par de meses más en consolidar el hábito. En la segunda parte del post veremos un resumen de las partes 3 y 4 del libro: Crea estructuras funcionales y Reléjate y ponte en marcha.