Delegar consiste en asignar funciones, tareas o decisiones a otra persona o grupo para que los ejerza en tu lugar o para obrar en representación tuya confiando en su capacidad para llevarlas a cabo. Algo importante: la responsabilidad no la delegas, sigue siendo tuya; solo delegas la tarea o la decisión. La delegación va más allá del ámbito laboral, se aplica en diversos contextos de la vida cotidiana, como en el hogar, en proyectos personales o incluso en actividades sociales.
Implica reconocer que no puedes o no es necesario que hagas todo tú mismo y que, al distribuir ciertas tareas entre otras personas, puedes obtener mejores resultados. Se trata de un acto de confianza y cooperación que te permite optimizar recursos, mejorar la eficiencia y liberar tiempo o energía para otros objetivos.
Delegación en el ámbito familiar
Habitualmente tendemos a sobrecargarnos de tareas y responsabilidades, sobre todo en el ámbito familiar. Muchas de ellas pueden, y deben, ser delegadas en otros miembros de la familia para distribuir equitativamente las cargas de trabajo. Si todo recae sobre ti, tarde o temprano acabarás saturado y somatizando de alguna manera esos «sapos» que te tragas continuamente. No somos imprescindibles, otras personas pueden asumir parte de lo que hacemos.
Si hablamos de nuestros hijos, al asignarles tareas domésticas les acostumbramos a asumir responsabilidades desde pequeños, contribuimos al desarrollo de sus habilidades de organización, fortalecemos los lazos familiares, les enseñamos cómo trabajar en equipo, fomentamos su autonomía e independencia, incrementamos su autoestima y confianza en sí mismos; a la vez que se sienten importantes y valorados.
Como ves, todo son ventajas. Cuanto antes empieces tú con los tuyos, mejor. Desde pequeños verán como algo normal ocuparse de actividades domésticas. ¿Por qué tienes tú que recoger sus juguetes, doblar su ropa y guardarla en el armario, hacer su cama, meter su ropa en la lavadora? Son cosas que pueden hacer ellos sin dificultad. Si además ayudan a poner y quitar la mesa, sacar al perro, regar el jardín, poner el lavavajillas y tareas similares, miel sobre hojuelas. Tampoco se trata de que tus hijos adopten el rol de Cenicienta y carguen con más de lo que les corresponde, ni de que te denuncien por esclavismo.
Vamos a exponer algunas pautas que pueden resultarte útiles:
- Deja claro qué esperas de ellos, asegúrate de que han comprendido lo que les has asignado, que te repitan con sus propias palabras lo que han interpretado de tus instrucciones para no dejar lugar a los malentendidos.
- Permíteles elegir las tareas que van a hacer. Aceptarán mejor aquello que han escogido ellos que algo impuesto, aunque eres tú quien tiene la última palara.
- Una tarea, un responsable. Si no lo haces así, al final la responsabilidad se diluye y, como se suele decir, “uno por otro, la casa sin barrer”. No encargues a varias personas la misma tarea.
- Establece consecuencias en caso de incumplimiento. Que sepan de antemano los resultados de no asumir sus responsabilidades. Sé coherente y aplica lo que has acordado, si no lo haces verás socavada tu autoridad y credibilidad. No “amenaces” si luego no eres capaz de consumar lo que dijiste que ibas a hacer.
- Agradece y alaba sus logros. Están aprendiendo, a lo mejor los primeros resultados no salen como esperabas, si solo reciben reproches por ello se desmotivarán. Prueba algún incentivo ―no tiene por qué ser económico― ante un trabajo bien hecho. Cuidado al aplicar estos estímulos, puede ser algo contraproducente si al final llevan a cabo su tarea exclusivamente por conseguirlos.
- Ten en cuenta su edad. En cada edad somos maduros para desempeñar ciertas tareas, pero no otras. No le vayas a dejar el cortacésped al de ocho años ni las tijeras al de cinco; cada cosa a su tiempo.
- Cuando son mayores, déjales que sean ellos quienes utilicen sus métodos para hacer las cosas. Lo importante es el qué, no el cómo. Se sentirán mejor si lo hacen a su manera.
Con tu pareja, consensua de qué se va a ocupar cada uno, estableced un calendario con las tareas a realizar. En mi casa hicimos una lista de todas las tareas y nos las fuimos repartiendo, eligiendo una cada uno alternativamente. Cuando quedaron las que no nos apetecía a ninguno y las que nos iban a llevar un tiempo al que no estábamos dispuestos a renunciar, decidimos contratar a alguien para que nos echara una mano y así eliminar potenciales fuentes de conflicto. Con el tiempo fuimos perfeccionando el sistema y reasignando tareas. A mí me quitaron hacer la compra: mi mujer se quejaba de que llegaba a casa con carros llenos de cosas superfluas y desequilibraba el presupuesto familiar; a cambio friego el suelo. Años más tarde, fuimos padres y, con más o menos éxito, con el tiempo fuimos asignándole a nuestra hija tareas: poner y quitar la mesa, sacar la basura, mantener su habitación ordenada. Su adolescencia provocó una disminución de la tasa de éxito, pero eso es otra historia.
Muchas veces caes en la tentación de hacerlo todo tú porque tardas menos en hacerlo que en explicar cómo se hace o porque piensas que el trabajo quedará mejor de la manera en que tú lo llevas a cabo. Evita caer en esta trampa, al final te cargas tú con todo el trabajo y tus hijos creerán que, si algo no les sale a la primera, no tendrán que intentarlo de nuevo. Rebaja tu nivel de exigencia.
Si viene una persona a echarte una mano con algunas tareas, para evitar malentendidos y conseguir una mayor eficiencia en su colaboración, acompáñale en su primer día de trabajo para enseñarle la casa, dónde está cada cosa que pueda necesitar, prepara una lista con lo que quieres que haga y establece unas rutinas. Periódicamente revisad los resultados para mejorar lo que haga falta.
Delegación en el trabajo
Posiblemente, en tu trabajo el volumen de tareas en curso y pendientes sobrepasa el tiempo que puedes dedicarle por muy bien que te organices. Llegas a casa agotado y frustrado pensando en la montaña de trabajo que te espera mañana. Parte de la solución te la proporciona delegar de una manera eficaz y eficiente algunas de tus tareas. Antes de nada, recuerda que delegas la tarea, no la responsabilidad. Ésta sigue siendo tuya. No puedes justificarte ante tu jefe diciendo que tal trabajo se lo encargaste a otra persona y no lo ha hecho con los resultados esperados o no te lo ha entregado a tiempo. Al delegar aumentará tu productividad y se reducirá tu nivel de stress. También obtiene beneficios la persona en quien delegas: mejora su capacitación y desarrollo profesional, y aumenta su motivación al sentir que confías en él para realizar trabajos.
¿Qué tareas puedes delegar?
Las que para ti son rutinarias, repetitivas, las menos importantes, las urgentes, en general aquellas con bajo índice beneficio/tiempo, beneficio/tarea y tarea/tiempo. Analiza cada tarea que quieres delegar reflexionando acera de qué habilidades y cualidades son necesarias para realizarlas con un mínimo de calidad.
¿En quién delegar?
La persona ideal sería aquella que se siente motivada, conoce la tarea y domina los procedimientos para sacarla adelante con éxito. Antes de nada, tienes que conocer cuáles son las fortalezas y debilidades de tus colaboradores para que estén alineadas con las exigencias requeridas por la tarea que determinaste anteriormente. Para confeccionar un presupuesto elige a quien, además de tener conocimientos de gestión presupuestaria, domine una hoja de cálculo como herramienta y sea minucioso en su trabajo en vez de encargárselo al primero que pasa por tu despacho o tiene menos carga de trabajo en ese momento. Dáselo al más capacitado para ello.
Conseguirás una mayor implicación y compromiso si empleas una delegación en «encargados» en vez de en «recaderos». Esta última se reconoce en instrucciones tipo «ve a buscar esto y aquello» o «haz esto y aquello y avísame cuando esté hecho». Normalmente es utilizada por personas que, aunque se les coloque en una posición de supervisión, siguen pensando como productores, no saben cómo realizar una delegación completa de modo que otra persona se comprometa a obtener resultados y, como están centrados en los métodos, ellos mismos se hacen responsables de los resultados. La delegación en encargados se centra en objetivos y no en los métodos. Quien delega así, permite elegir a la persona en quien delega su propia manera de hacer las cosas.
Hacerte estas preguntas puede ayudarte a seleccionar la persona en quién delegar una tarea:
- ¿Podría hacerlo mejor alguien del equipo?
- ¿Cuáles de los candidatos muestran las aptitudes necesarias?
- Una vez que te has decidido por una persona, pregúntale: ¿estás preparado para ejecutar esta tarea con éxito?
- ¿Cuenta lo delegado con al menos una tarea estimulante?
¿Qué barreras puedes encontrarte a la hora de delegar?
- Creer que tú eres el mejor para realizar la tarea. Reduce tu nivel de exigencia en el proceso, pero no en el resultado. Hay múltiples maneras de hacer algo y la tuya no tiene por qué ser la mejor ni la única.
- Una considerable carga de trabajo en tu equipo. Repasa las tareas asignadas y replanifica.
- Piensas que tu equipo es aún inexperto. Confía en ellos y dales seguridad. En caso necesario, fórmales.
¿Qué favorece una delegación exitosa?
- Mantén una actitud positiva y constructiva a lo largo del proceso.
- No esperes hasta el último momento para delegar. Si lo postergas, puede ser demasiado tarde y la persona en quien delegas podría sentirse estresada por la inmediatez de los plazos.
- Mantén una comunicación fluida durante todo el proceso de delegación.
- Define de antemano los diferentes aspectos de la delegación. Utiliza para ello la estrategia CERCO. Es el acrónimo de «consecuencias», «evaluación», «recursos», «criterios de evaluación» y «objetivo». Antes de comenzar el proceso de delegación deja claras las normas del juego. Establece el objetivo a alcanzar, con qué recursos va a contar para lograrlo, con qué criterios será evaluada su actuación, cuándo y cómo se llevará a cabo dicha evaluación y cuáles serán las consecuencias tanto del logro del objetivo como de no alcanzarlo.
- Defiende a muerte a la persona en la que has delegado ante posibles errores que cometa o posibles represalias que quieran tomar contra ellos tus propios jefes. Jamás abandones a un colaborador en el que has confiado o delegado.
¿Cómo realizar la labor de seguimiento y control?
- Agenda las intervenciones. Fija en el calendario un día a la semana para una reunión en la que compartir los avances, obstáculos y replanificar en caso necesario. Si no lo haces, corres el peligro de descubrir errores cerca de la fecha de finalización y que no os de tiempo a reaccionar.
- No interfieras, apoya y alienta la toma de decisiones propias del delegado. Estimúlale a que encuentre por sí mismo las soluciones a sus problemas, no se lo des todo hecho. Esto forma parte de su proceso de aprendizaje. No le transmitas tus dudas y miedos innecesarios, pero no dejes de intervenir si la ocasión lo requiere.
- Observa si se muestra preocupado. Es el humo de un fuego que no se ve.
Resumiendo, delegar es mucho más que repartir tareas; es crear confianza, fomentar el desarrollo y construir relaciones sólidas en todos los ámbitos de nuestra vida. En el contexto familiar implica confiar en los demás miembros de la familia y empoderar a tus hijos para asumir roles y responsabilidades que los preparen para enfrentar el mundo de manera independiente. A ti te libera de tener que hacerlo todo, liberando tiempo para disfrutarlo con las actividades que más te motiven.
En el ámbito laboral, no solo aligera tu carga de trabajo, sino que ofrece a los miembros de tu equipo de trabajo la oportunidad de crecer y demostrar su potencial. Una cultura de delegación efectiva construye en el equipo redes de apoyo donde cada persona se siente valorada, comprometida y con el espacio necesario para innovar. A medida que aprendes a delegar te das cuenta de que el verdadero liderazgo no está en hacer todo, sino en crear un entorno donde todos puedan brillar.
La semana que viene concluimos con los post dedicados a la administración del tiempo compartiendo en el último unos cuantos tips para que mejores la gestión de los ladrones del tiempo, todas aquellas situaciones, actividades o hábitos que te distraen o interrumpen impidiéndote emplear tu tiempo de manera productiva y eficiente.