¿Cuántas veces te has dicho «no me cunde el día», «no me da tiempo a nada»? Uno de los principales motivos por el que no has hecho eso que tenías en mente es porque has permitido que los ladrones del tiempo ―aquellas distracciones en forma de actividades, situaciones o personas que te hacen retirar el foco de lo que estás haciendo y te llevan a desperdiciar tu tiempo― ganen la batalla. Estos ladronespueden ser internos o externos.
Ladrones del tiempo internos
Pretender ser multitarea
¿Te ocurre frecuentemente que quieres abarcar diferentes tareas a la vez, no te concentras en una en concreto y al final no concluyes ninguna o dedicas mucho más tiempo del que tenías previsto para finalizarlas? Nos engañamos pensando que estar ocupado y ser productivo es lo mismo. Mientras tratas de sacar tu trabajo adelante, resulta complicado no sucumbir al desafío de no prestar atención a la multitud de estímulos provenientes de un entorno saturado de pantallas, móviles y dispositivos inteligentes que solicitan tu atención: respondes al email que emerge en la bandeja de entrada, consultas algo en internet y, cuando te quieres dar cuenta, tienes abiertas innumerables pestañas, la mayor parte de ellas irrelevantes respecto a lo que te llevó a abrir el navegador, atiendes una llamada de teléfono, o prestas atención a cada una de lasnotificaciones de las redes sociales. Caemos en la trampa de la inmediatez intentando responder a todo en el mismo momento en que recibimos el estímulo, o en que comienza la interrupción constante de la actividad que estamos llevando a cabo.
Eyal Ophir, investigador en el Laboratorio de Comunicación entre Humanos y Medios Interactivos, junto a otros colegas de la Universidad de Stanford, publicaron los resultados de un estudio en el que sometieron a unos cien estudiantes a una serie de pruebas para observar cómo se comportaban ante la multitarea. Las principales conclusiones a las que llegado fueron: «Cuando se encuentran en situaciones en las que hay múltiples fuentes de información provenientes del mundo externo o que emergen de la memoria, no pueden filtrar lo que no es relevante para su objetivo actual. Esa falla en filtrar significa que están ralentizados por esa información irrelevante». De tal observación concluyeron que nuestro cerebro solo puede concentrarse de manera efectiva en una sola tarea a la vez, por lo que realizar varias cosas al mismo tiempo resulta contraproducente: somos más lentos y rendimos peor.
Tu cerebro no procesa la información en paralelo, sino que cambia el foco de una actividad a otra. Ten en cuenta que, al pasar de una tarea a otra, el tiempo que empleas desde que desconectas del contexto de la primera hasta que conectas con la segunda consume un 40 % del tiempo productivo. En concreto, el lapso es de cuarenta milisegundos que, aunque te parezca muy poco, deja de ser así en cuanto piensas que de media cambias de tarea más de quinientas veces al día.
En procesos de coaching ejecutivo es frecuente tratar con ejecutivos y mandos intermedios que se extrañan de que, a pesar de una jornada laboral interminable, no logran cumplir con el contenido de su agenda y lo justifican con argumentos como «trato de ser productivo haciendo mil cosas a la vez, no pierdo un segundo», «aprovecho el tiempo al máximo, mientras atiendo una llamada escribo un par de correos» o se culpabilizan porque no son capaces de atender varias tareas a la vez de manera eficiente. No solo eso, pretenden que las personas de su equipo respondan en tiempo récord a las nuevas tareas asignadas. No han terminado una cuando se ven sepultados por otra montaña de trabajo al que tienen que dar una rápida respuesta. Todo es urgente, todo es para ya. Lo curioso es que se quejan de su ineficiencia por los errores cometidos. Me llama la atención lo que les cuesta caer en la cuenta de que la multitarea es un gran error. Identifican la actividad frenética atendiendo varios asuntos a la vez como algo inherente al puesto de directivo y creen que, si no son capaces de hacerlo, es que no valen para ello y perderán el «respeto» de sus colegas y superiores jerárquicos. Fíjate en la cantidad de anuncios de ofertas de trabajo que solicitan en sus requerimientos ser una persona multitarea. Igual no deja de ser una cortina de humo para que una persona haga el trabajo de dos (y cobre como medio, pero eso es ya otra historia).
¿Cómo puedes evitar caer en la multitarea?
- Concéntrate en una sola tarea a la vez. Tu rendimiento mejorará si focalizas tu atención en lo que estés haciendo en ese momento. No comiences una nueva tarea sin haber concluido la anterior. Para ello utiliza la técnica Pomodoro, de la que hablamos anteriormente.
- También te resultará útil concentrar en un bloque de tiempo actividades similares. Por ejemplo, agrupa en un periodo determinado la gestión del correo electrónico, las llamadas de teléfono, hacer la lista de la compra, repasar los titulares de la prensa.
- Evita las distracciones externas. En la medida de lo posible, aíslate de tu entorno mientras ejecutas la tarea.
Una planificación inadecuada o inexistente
Si no te marcas unos objetivos claros, no priorizas las tareas y no estimas un tiempo para llevarlas a cabo, lo más probable es que saltes de una tarea a otra sin acabarlas porque rectificas continuamente la evaluación de su urgencia, utilizas más tiempo del que pensabas y acabas haciendo lo que realmente no es importante.
No me extiendo más en este punto, ya te comenté que en breve habrá toda una batería de post dedicados a la planificación.
La procrastinación
Si postergas actividades o situaciones que debes resolver, sustituyéndolas por otras del cuadrante IV de la matriz de la administración del tiempo, las «actividades papelera», por miedo a afrontarlas o pereza, tarde o temprano tendrás que afrontarlas, esta vez bajo el imperativo de la urgencia, pero con menos tiempo para ello. ¿Resultado? Estrés, peor calidad en el resultado, tiempo perdido que podías haber dedicado a algo importante…
Cuando procrastinas estás otorgando prioridad a tareas escasamente relevantes. Según el psicólogo John Bargh de la Universidad de Yale, cuando ejecutas estas acciones «menores» tu cerebro intentará simular que estás llevando a cabo un trabajo productivo real, evitando así que te enfrentes a los proyectos y decisiones importantes.
El perfeccionismo
Lo perfecto suele ser enemigo de lo bueno. Es loable buscar la excelencia y poner lo mejor de ti en la tarea que estás desarrollando, pero si el tiempo y recursos que utilizas para conseguirla te impiden cumplir con plazos de entrega porque no te encuentras satisfecho con el resultado o porque lo revisas innumerables veces buscando errores, al final te quedas sin tiempo para dedicárselo a otras actividades.
En ocasiones podemos considerar al perfeccionismo como una especie de procrastinación. El miedo a equivocarte y al fracaso te lleva a darle vueltas y vueltas al asunto postergando su resolución.
Para evitarlo, márcate unos objetivos y plazos para lograrlos que sean realistas, termina lo que has empezado sin interrumpir tu actividad con otras irrelevantes y acepta que lo que hagas no va a ser perfecto.
Ladrones del tiempo externos
Interrupciones
¿Sabías que a lo largo de nuestra jornada laboral diaria sufrimos, como media, unas cincuenta y seis interrupciones?
De acuerdo con Career Building, uno de los principales sitios web de búsqueda de empleo, las principales distracciones en el trabajo son:
1. El móvil, tanto para hablar como para enviar mensajes (50 %)
2. Los cotilleos (42 %)
3. Internet (39 %)
4. Redes sociales (38 %)
5. Pausas para tomar algo o fumar (27 %)
6. Compañeros ruidosos (24 %)
7. Reuniones (23 %)
8. Correos electrónicos (23 %)
9. Compañeros de trabajo que se pasan por nuestro sitio (23 %)
10. Compañeros que llaman por teléfono y usan el altavoz (10 %)
¿Cómo combatir las interrupciones?
- Respecto a las llamadas recibidas:
- Establece un filtro adecuado.
- Da instrucciones para atender y desviar las llamadas.
- Ante una llamada inesperada que surge en mitad de una tarea, pide disculpas por no poder atenderla en ese momento y posponla hasta un momento más adecuado.
- Determina periodos preferentes y no te entretengas con conversaciones «vacías».
- Desconecta el móvil en los momentos que necesites máxima concentración.
- En cuanto a las que realizas tú:
- Agrupa las llamadas que has decidido hacer.
- Prepáralas con anterioridad anotando lo que deseas preguntar o comunicar.
- No les dediques más tiempo que el necesario para tratar los temas que habías preparado.
- Para evitar las interrupciones provocadas por compañeros de trabajo:
- Establece algún tipo de filtro.
- No trabajes con la puerta abierta y mirando al pasillo.
- Di no de una manera amable y firme.
- Ante una visita inesperada o innecesaria que surge en mitad de una tarea, al igual que en el caso de una llamada, pide disculpas y posponla hasta un momento más adecuado.
- Ante una visita, permanece de pie; las visitas serán más cortas.
- Pon límite de tiempo al principio de la visita.
- Sé sincero; di si estás ocupado.
- Céntrate en lo esencial, retoma la conversación si se va del tema.
- Trata varios temas conjuntamente.
- No seas esclavo del correo electrónico:
- Reserva un periodo de tiempo previamente definido a gestionarlo. Evita responder mensajes en los momentos en que estés realizando otras tareas.
- No estés constantemente revisando si tienes nuevos mensajes.
- Procesar el correo no es lo mismo que responderlo. Establecer prioridades entre los correos entrantes.
- Antes de escribir un correo, tómate unos segundos para decidir si es imprescindible hacerlo. Algunos asuntos pueden resolverse utilizando medios alternativos.
- Antes de enviarlo, piensa si es necesario incluir a cada uno de los destinatarios.
- Asocia correos con tareas concretas A veces, estos requieren acciones; cuando eso sucede, puedes adjuntar el mensaje a una lista de tareas pendientes.
- Escribe cada correo con un asunto. Piensa en cómo lo puedes recuperar fácilmente en el futuro. Es mejor enviar tres, cada uno con su asunto, que uno con tres temas.
- Al escribir un correo, sé claro, conciso y breve. Si necesitas mucho texto, escríbelo en un documento aparte y adjúntalo. En el cuerpo del correo escribe un resumen.
- Crea listas de destinatarios para correos frecuentes. Evitarás olvidarte de alguien, introducir mal la dirección de algún destinatario y te ahorrará mucho tiempo.
- Crea filtros. Permiten administrar el flujo de mensajes entrantes. Se puede etiquetar, archivar, suprimir, destacar y reenviar el correo de forma automática.
- Utiliza plantillas personalizadas.
- En vez de teclear, utiliza algún software que transcribe la voz en texto.
- En cuanto a las redes sociales:
- Deshabilita las notificaciones en el ordenador y en el móvil. Recuerda desactivar la vibración.
- Evita mirar la pantalla constantemente. Si es posible, apaga el teléfono.
- En casa, para garantizar tus horas de sueño, déjalo en otra habitación o en la otra punta del dormitorio o, directamente, apágalo.