Leyes del tiempo y resumen

Vamos a finalizar la serie de post dedicados a la administración del tiempo exponiendo algunas de las leyes del tiempo y del esfuerzo, para ayudarte a ser más productivo en la realización de tus tareas.

Principio de Pareto

No todo lo que haces tiene el mismo impacto en los objetivos que quieres conseguir. De acuerdo con el principio de Pareto, el 20 % de tu tiempo da lugar al 80 % de tus resultados. Por ejemplo:

En el trabajo: El 20 % de tus clientes pueden representar el 80 % de tus ingresos.
En tus proyectos: El 20 % de las actividades puede generar el 80 % del progreso.
En tu vida personal: El 20 % de tus relaciones puede aportar el 80 % de tu felicidad.

Por este motivo, identificar ese 20 % clave es el primer paso para aprovechar al máximo tus esfuerzos. ¿Cómo? Comienza por hacer un inventario de tus actividades diarias durante un mes. Sé concreto y honesto. A continuación, evalúa el impacto de cada tarea preguntándote cuáles de ellas generan los mejores resultados y cuáles puedes delegar o eliminar. Con las respuestas a estas cuestiones, pon el foco de atención y prioriza ese 20 % más productivo. No se trata de trabajar más duro, sino de hacerlo de una forma más inteligente.

Ley de Parkinson

Probablemente has trabajado en alguna tarea en la que la fecha de entrega estaba lejos en el tiempo. ¿Te ha pasado alguna vez que, a pesar de tener tiempo de sobra, terminaste completándola justo antes del plazo? No fue una coincidencia, sino un fenómeno conocido como la Ley de Parkinson, enunciada por el historiador británico Cyril Northcote Parkinson en 1955: «toda tarea se dilata indefinidamente hasta ocupar todo el tiempo posible para su completa realización».

Explica este hecho implicando tres factores: en primer lugar, la procrastinación: si sientes que tienes tiempo de sobra, tiendes a postergar el inicio de la tarea. La segunda clave es el perfeccionismo: cuando no hay presión por un plazo ajustado, puedes dedicar tiempo innecesario a detalles que no aportan un valor significativo al resultado de la tarea. El tercer factor implicado es la falta de urgencia: un plazo amplio reduce el sentido de urgencia, lo que disminuye tu concentración y velocidad.

Para superar esta tendencia establece límites claros y, sobre todo, asígnale a la tarea una fecha límite para finalizarla. Algunas estrategias que puedes utilizar son:

Establece Plazos Más Cortos. Asigna plazos ajustados pero razonables. Por ejemplo, si crees que una tarea te llevará 4 horas, date solo 3. Esto te obligará a concentrarte en lo esencial.
Divide la Tarea en Bloques de Tiempo. Dedica una franja horaria específica a la tarea. Una vez que el bloque termina, pasa a la siguiente actividad, incluso si no has perfeccionado cada detalle.
Aplica el Principio de Pareto. Como acabamos de ver, identifica el 20% del trabajo que produce el 80% de los resultados y priorízalo.
Usa Temporizadores. Recuerda y aplica la técnica Pomodoro de la que hablamos en un post anterior. Te ayudará a mantenerte concentrado y a delimitar el tiempo que dedicas a cada tarea.
Establece Consecuencias en los casos de cumplir o no con los plazos que te impones. Recompensa su cumplimiento, por ejemplo, con una actividad que disfrutes y determina una penalización, como una donación obligatoria, si no lo logras.
Haz Revisiones Periódicas de la evolución del trabajo. Define un periodo de tiempo (día, semana, mes, dependiendo del plazo de finalización) en el que llevar a cabo una revisión y ajusta tus plazos futuros en base a esta estimación.

Esta Ley te recuerda que lo que necesitas para finalizar una tarea no es más tiempo, sino más enfoque.

Tercera ley de Acosta

El valor de una tarea no crece proporcionalmente al tiempo que se le dedica, sino que forma una curva en «S» invertida. Esto significa que, aunque dedicar tiempo a una tarea puede mejorar su resultado al principio, llegas a un punto en el que el esfuerzo adicional tiene un impacto mínimo. Y si sigues invirtiendo tiempo más allá de ese punto, no solo el valor no aumenta, sino que incluso puede disminuir debido al desgaste, la fatiga o la pérdida de perspectiva.

Fíjate en las tres fases que muestra la curva. En la primera, el inicio, se produce un crecimiento exponencial; al comienzo, cada unidad de tiempo que dedicas tiene un impacto significativo. Aprendes rápido, haces avances visibles y construyes los cimientos de la tarea. A continuación, llegas a la zona de la curva que denominamos meseta, en la que los rendimientos decrecientes; después de cierto punto, el valor agregado por cada unidad de tiempo disminuye. Los avances son más lentos y menos notables. En la última fase, el declive, se produce una pérdida de valor; si continúas invirtiendo tiempo más allá de la meseta, puedes caer en la zona de corrección desmedida. Los detalles obsesivos o los ajustes redundantes pueden erosionar el valor inicial.

El desafío consiste en identificar el punto óptimo para detenerte antes de que el trabajo adicional deje de generar valor. Por ejemplo, en un proyecto creativo, cuando estés ajustando un diseño o perfeccionando un texto pregúntate si lo que estás haciendo realmente aporta un valor significativo o son solo pequeños detalles que no impactarán al usuario; si el trabajo tiene un carácter más técnico, si ya has alcanzado los objetivos funcionales, evita dedicar más tiempo refinando aspectos que no alteran el desempeño o utilidad; en decisiones estratégicas no te enredes buscando la solución perfecta cuando una buena solución es suficiente. La acción oportuna suele ser más valiosa que la perfección tardía. Ojalá hubiera tenido esto claro en mis tiempos de consultor. La de tiempo que empleé en lo que creía que eran mejoras en la calidad del trabajo que en la mayor parte de los casos no era percibida por el cliente.

Con este fin, identificar ese punto óptimo, pueden ayudarte estas prácticas:

Determina los criterios de calidad. Antes de empezar con la tarea, establece qué significa para ti «suficientemente bueno». Pregúntate: ¿qué nivel de calidad es el realmente necesario? ¿Cuáles son las expectativas, qué esperan las personas a quienes va dirigida la tarea? Por ejemplo, un informe interno con la evolución anual de los indicadores económicos de la compañía en la que trabajas puede requerir claridad y precisión, pero no un diseño gráfico impecable.
Establece límites de tiempo. Asigna un tiempo específico para cada tarea y comprométete a respetarlo. Esto te fuerza a priorizar los aspectos más importantes y evitar la corrección desmedida que comentábamos antes.
Revisa y ajusta. Trabaja en iteraciones: completa la tarea al nivel mínimo aceptable que estableciste previamente, y luego decide si realmente necesita más ajustes. En muchos casos, el resultado ya será adecuado antes de llegar a la fase de declive.
Solicita opinión externa. El punto de vista de otra persona puede ayudarte a identificar cuándo algo ya está listo. Muchas veces, tus estándares internos te llevan a invertir tiempo innecesario en detalles que no son perceptibles para los demás.
Evalúa la relación Coste-Oportunidad. Considera lo que podrías estar haciendo con ese tiempo extra. ¿Es más valioso mejorar esa tarea o empezar una nueva? La productividad global importa más que la perfección individual. En muchas ocasiones, como decía el filósofo francés Voltaire (o al menos se le atribuye a él la cita) lo perfecto es enemigo de lo bueno.

Leyes de Murphy

¿Alguna vez has tenido uno de esos días en el que parece que todo lo que puede salir mal, sale mal? Esto es lo que el ingeniero Edward A. Murphy Jr. plasmó en su famosa Ley de Murphy: «Si algo puede salir mal, saldrá mal». Esta es la Ley más conocida, aunque también nos legó otras tan certeras como la anterior: «Nada es tan sencillo como parece a simple vista» y «Todo lleva más tiempo de lo que debería». Estas máximas proclaman una constante universal: los imprevistos suceden y, cuando lo hacen, no piden permiso.

Ya que estás sobre aviso, ¿cómo puedes poner a trabajar estas Leyes a tu favor?

Planifica con márgenes flexibles. La ley de «Todo lleva más tiempo de lo que debería» te previene para que no subestimes los recursos, el tiempo o la energía que una tarea requiere. Al gestionar un proyecto, ya sea profesional o personal, incluye tiempo extra en el cronograma para adaptarte a los imprevistos y una cantidad adicional de dinero a la que inicialmente has estimado. Yo suelo añadir un 20 % más de tiempo y recursos económicos a los cálculos iniciales y al finalizar el proyecto la desviación entre lo planificado y la realidad no suele ser muy significativa con estas aportaciones extra.
Acepta lo Inevitable. Los imprevistos son parte de la vida, tómatelos con calma. En lugar de luchar contra lo inesperado, aprende a adaptarte, y usa estas situaciones como momentos de aprendizaje. No puedes controlarlo todo, pero sí puedes controlar cómo respondes ante las situaciones que van surgiendo en tu vida.
Integra el pesimismo en tus estrategias. Visualiza todo aquello que podría salir mal y establece soluciones por adelantado. Introduce en tus decisiones, si no lo estás haciendo ya, la gestión de riesgos.
Conviértete en un optimista realista. Las cosas se pueden torcer e ir mal, pero esto no significa que no puedas ser optimista. Recuerda no confundir posibilidad con probabilidad. Ten los pies en la tierra y un plan de acción bajo la manga.

Ley de Carlson

Sune Carlson, un economista sueco que estudió los efectos de las interrupciones en la productividad enunció la Ley que dice que «Toda actividad interrumpida es menos eficaz y consume más tiempo que si se realiza de manera continua».

Imagina que estás escribiendo un informe. Si te interrumpen para responder un correo o una llamada, no solo pierdes el tiempo de la interrupción, sino que necesitas varios minutos para reorientarte y recuperar el hilo de tus pensamientos. Ahora multiplica esto por todas las interrupciones que enfrentas en un día. ¿El resultado? Pérdida de tiempo y concentración, disminución de calidad por la alta probabilidad de cometer errores, fatiga mental y retrasos en la elaboración del trabajo.

¿Cómo puedes mantener la atención sostenida en la tarea sin caer en la trampa de las distracciones?

¿No se te ocurre qué estrategias puedes aplicar? ¿Es que no has leído los posts anteriores relacionados con la administración del tiempo? Venga, tómate unos minutos para releerlos y repasar las técnicas que compartimos para ello.

Racionaliza las tareas

Tu energía tiene un ritmo natural: aumenta hasta alcanzar un nivel máximo de acción física y mental y después desciende.

Familiarízate con tu ritmo personal para poder realizar las tareas más exigentes del día en los momentos de mayor capacidad. Para planificar el volumen de trabajo eficazmente, registra los momentos en los que te sientes más cansado y las tareas que hacías en esos momentos. Programa las tareas fáciles o descansos durante esos descensos de energía. Para mostrar las variaciones de energía durante una jornada laboral haz un gráfico. Adjudica un valor entre -5 y +5 a tu rendimiento cada hora y márcala en el gráfico.

A lo largo de estos últimos posts hemos explorado diferentes reflexiones y estrategias acerca de la administración del tiempo. Los enfoques filosóficos, más etéreos, y las técnicas, algo más concreto de aplicar en tu día a día, convergen en un punto esencial: el tiempo es tu recurso más valioso y, con frecuencia, poco valorado.

Los objetivos de la administración del tiempo no consisten en llenar cada minuto con tareas o perseguir una productividad incesante. Si tuviera que condensar todo lo que hemos visto en un solo concepto, este sería «no es verdad que no tienes tiempo para hacer algo. Lo que pasa es que ese algo no es prioritario para ti».

Trata de encontrar el equilibrio, de ser intencional con tus prioridades de forma que respeten tus valores, aprende a decir «no» a lo que no aporta valor real a tu vida y construye hábitos que te favorezcan.